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SECRÉTAIRE DU GREFFE ET DES ARCHIVES

Le Groupe Consilium Rh & Relations de travail

C'est un Temps-Plein job à Trois-Rivières, QC publiée le novembre 28, 2018.

SECRÉTAIRE DU GREFFE ET DES ARCHIVES

Lieu de travail: 630 rue Principal, Saint-Luc-de-Vincennes, GOX 3K0

Sommaire de la fonction et des responsabilités :

Volet greffe :

Prépare avec le directeur général, l’ordre du jour des séances préparatoires et du conseil, y assiste et en rédige les procès-verbaux des délibérations, effectue la correspondance officielle des conseils;

Prépare les fiches électroniques en vue du conseil sans papier;

Compile la correspondance reçue et la liste;

Rédige les projets de résolutions, de règlements, d’entente et/ou de contrats requis;

Rédige les avis publics ou autres communications officielles et vois à leur publication; assume la transmission des règlements, résolutions et avis publics;

Coordonne le processus des appels d’offres de la MRC (planification des ouvertures des soumissions, publications, réceptions et assure le suivi);

À la demande, rédige les comptes rendus de réunions, autres que ceux de la séance préparatoire et du conseil;

Prépare et exécute la procédure de la vente pour non-paiement de taxes pour les municipalités régies par le Code municipal, et fais le suivi;

Accueille les visiteurs, reçoit les appels téléphoniques et fournit l’information ou les réfère à la personne appropriée;

Gère l’agenda des réservations de salles et dirige les gens lors des réunions;

Est responsable de l’inventaire, de l’achat et de la distribution des articles de bureau.

Volet archives :

Effectue des tâches de secrétariat et de commis de bureau pour divers services de la MRC;

Développe le schéma de classification et mets à jour le calendrier de conservation;

Organise la destruction des documents, c’est-à-dire, le déchiquetage des documents confidentiels, nominatifs, etc.;

Ouvre les dossiers;

Recherche les documents, actifs, semi-actifs ou archivés dans la voûte;

Collabore à la production d’outils de suivi utiles à la gestion des archives;

Effectue toutes autres attributions connexes que lui assigne le directeur général.

Formation scolaire et expérience professionnelle :

Niveau d’études : diplôme d’étude collégiale en technique juridique, en administration ou dans un domaine connexe;

Posséder un minimum de 12 mois d’expérience reliée à l’emploi;

Compétences et exigences requises :

Diplomate, autonome et structuré;

Dois posséder une excellente maitrise de la langue française tant écrite qu’à l’oral;

Capacité à travailler en équipe;

Maîtriser les outils informatiques nécessaires à l’accomplissement des tâches, notamment la suite Office;

Statut d’emploi :

Le statut d’emploi est temporaire, avec une possibilité de temps complet;

Temps complet (35 heures par semaine).

Le salaire, l’horaire de travail ainsi que la durée de la semaine de travail sont définis selon la convention collective.

Pour postuler :

Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondent à vos talents et champs d’intérêt? Veuillez transmettre votre curriculum vitae Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre organisation.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Collégial
  • Années d'expériences: 0-2 années

Offre

Salaire: N/D