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Adjoint(e) administratif(ve)

Groupe Somavrac- Mauricie

C'est un Contrat job à Trois-Rivieres, QC publiée le mars 27, 2021.

DESCRIPTION SOMMAIRE

L’adjoint administratif travaille sous la supervision du directeur des ressources humaines. Il est en charge de remplacer au besoin dans différents départements/filiales de l’entreprise. Il effectue des tâches administratives diverses; prépare, met à jour et classe de la documentation, saisis des données à l’informatique et effectue des remplacements au besoin à notre balance de camions, située au Port de Trois-Rivières.

RESPONSABILITÉS

  1. gestion de la documentation
    • Trie, vérifie et traite des formulaires, des factures payables et divers documents;
    • Saisie des données dans le système informatique;
    • Révise et finalise de la correspondance, des rapports, des relevés, des factures, des formulaires ou des feuilles de temps;
    • Complète des bons de commandes ou de maintenance;
    • Rempli des fiches de procédures de cadenassage;
    • Répond aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique et les achemine à la personne compétente;
    • Fourni le support clérical nécessaire demandée par le département.
  2. Gestion de la BALANCE
    • À l’aide de la balance, pèse chaque camion avant et après le chargement de produits afin de déterminer la quantité chargée;
    • Autorise le chargement de camions selon le numéro d’ordre et le produit à la demande de chaque client;
    • Dirige les camionneurs et le personnel sur le site afin de leur indiquer l’endroit approprié pour effectuer la tâche en cours;
    • Applique les normes de sécurité en vigueur ainsi que les règlements concernant les charges et les dimensions;
    • Communique l’arrivée d’un camion pour un chargement au responsable approprié sur le quai;
    • Suit l’état des trois balances utilisées afin de veiller au bon entretien et au bon calibrage de celles-ci.
  3. DOCUMENTATION
    • Prépare le bon de commande et le connaissement en lien avec chaque chargement;
    • Fait un document concernant la production en y mettant toutes les entrées et les sorties de produits qui s’effectuent dans une journée;
    • Comptabilise dans l’agenda toutes les entrées et les sorties de produits ainsi que les cas spéciaux;
    • Est en charge de la préparation des différents rapports de transactions d’inventaire propres à chaque client, vérifie si le tout concorde et les achemine au client par courriel ou télécopieur;
    • Maintient un niveau satisfaisant de documents de transport et de billets de pesée afin d’éviter toute pénurie;
    • Assure le suivi des courriels tout au long de la journée;
    • Rassemble les diverses informations nécessaires afin de planifier les activités du lendemain;
    • Suit les inventaires de produits de près afin d’éviter toute rupture;
    • Demande les sorties/entrées de wagons et effectue les relâches auprès de «Québec-Gatineau» ou sur le site du «CN» lorsqu’il y a lieu et dresse une liste des navires;
    • À l’occasion, prépare des bons de commande et effectue des réservations de quai;
    • Vérifie que chaque navire provenant de l’extérieur du Canada soit bel et bien dédouané;
    • Commande du carburant selon les besoins, produit un rapport et balance celui-ci avec les quantités réelles et reçues;
    • Selon les demandes des clients, rédige un rapport mensuel concernant leurs activités;
    • Prépare les «port log» pour chaque navire arrivant à Trois-Rivières et Bécancour en lien avec la documentation reçue;
    • Travaille avec le système informatique de Mines Seleine pour sortir les commandes de sel durant l’hiver, effectue la planification des activités avec les transporteurs et les ministères tout en créant un rapport contenant les informations pertinentes.
  4. AUTRES TÂCHES CONNEXES
    • S’assure de garder un niveau satisfaisant de papier et d’encre dans les équipements et au besoin, commande des fournitures au département informatique;
    • Est en charge de la réception de métal à recycler et crée un rapport concernant les quantités;
    • Effectue du classement de documents;
    • Planifie son temps en fonction des échéances et des priorités des dossiers;
    • Exécute toutes autres tâches ou responsabilités demandées par son supérieur.

Scolarité :            Diplôme d’études professionnelles en administration ou diplôme d’études collégiales en logistique du transport ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.  

Expérience :        1 à 3 ans d’expérience dans un domaine connexe

Habiletés :           Débrouillardise, sens de l’adaptation et de la déduction, aisance à travailler en équipe, bonne communication, aptitudes pour l’organisation et les mathématiques, disponibilité       

Autres :        – Langues : Français et Anglais

                    – Logiciels : Word, Excel, Outlook

                    – Déplacement: Oui

                    – Travail de soir et de fin de semaine à l’occasion